Infoniqa Payroll Digitale Personalakte
Revisionssicher • Rollenbasierend • Anwenderfreundlich • Manipulationssicher
Im modernen Umfeld einer Personalabteilung bestimmen Dokumente die Prozesse. Denn alle Arbeitsschritte in der Personalabteilung beginnen und enden mit einem Dokument, angefangen von den Bewerbungsunterlagen in der Personalverwaltung bis hin zur Personalabrechnung.
Im Mittelpunkt dieses Workflows steht deshalb die Personalakte. Sie ist weit mehr als nur eine Dokumentensammlung – mit ihr managen Mitarbeiter aus dem Personalbereich ihre Arbeitsabläufe.
Laut Marktforschungsinstitut Gartner entfallen rund 50 - 80% der Arbeitszeit auf die Suche nach Papierdokumenten. Die digitale Personalakte beschleunigt alle Aufgaben – von der Bearbeitung eines Urlaubsantrages über interne Personalbeschaffung, bis hin zur Erstellung von Zeugnissen.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Dokumente verschlüsselt im digitalen Archiv abzulegen und somit vor Datenmissbrauch zu schützen. Zudem können Sie über die extrem einfache Systemadministration Lese- und Schreibrechte gewähren. Dadurch muss nicht zwingend der IT-Administrator auch der Administrator der Personalakte sein.
| Jede Anfrage nach einer Personalakte wird automatisch identifiziert, kann mitprotokolliert werden und der Zugriff wird nur dann gewährt, wenn der Nutzer über entsprechende Rechte verfügt. Somit wird auch ein selektiver oder sogar temporärer Zugriff auf eine stets aktuelle und vollständige Personalakte ermöglicht. Ein im Standard integriertes Workflowmodul unterstützt Ihre Personal-, Fachabteilungs- und Geschäftsleitung z.B. beim Auswahlprozess Ihrer Bewerber. Sowohl vordefinierte als auch frei definierbare Prozesse sind hierbei eine Selbstverständlichkeit. |
Alle zu einem Mitarbeiter gehörenden Dokumente werden in einer digitalen Akte abgelegt. Die Ansicht kann anhand der virtuellen Ordnerstruktur nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen, d.h. es können z.B. im Ordner „Lebensläufe” nur Lebensläufe eingesehen werden.
Steuerlich relevante Daten werden GDPdU-konform und revisionssicher archiviert. Die Suche nach Informationen erfolgt nach unternehmensüblichen Kriterien. Auch der zeit- und kostenintensive Transport von Personalakten im Haus oder zu den verschiedenen Standorten wird überflüssig.
Die digitale Personalakte garantiert eine revisionssichere Langzeitarchivierung, schützt vor Dokumentenverlust, bietet Manipulationssicherheit und reduziert Aufbewahrungs-, Recherche- und Pflegekosten, egal ob es sich um gescannte Papier- oder elektronische Dokumente wie E-Mails oder Office Dokumente handelt.
Vorteile und Nutzen für Ihr Unternehmen
Schützen Sie sich vor Verlusten ...
Mit der digitalen Personalakte minimieren Sie Ihr Verlustrisiko –
zum Beispiel bei Feuer- und Wasserschäden oder postalischem Verlust.
Sichern Sie sich ab ...
Aufgrund des Berechtigungskonzeptes und der speziellen Dokumenten-
verschlüsselung sorgen Sie für einen erweiterten Schutz von besonders
sensiblen Dokumenten.
Regeln Sie Kompetenzen ...
Der Zugriff lässt sich aufgrund der rollenbasierten Regelung auf eine
vorher definierte Personengruppe festlegen.
Reduzieren Sie Ihre Administrationskosten ...
Elektronischer Schriftverkehr (E-Mails) einschließlich aller gängigen Dokumentarten
werden automatisch archiviert, ohne dass zusätzlich eine Papierkopie angefertigt
werden muss.
Systemvoraussetzungen Digitale Personalakte
PC-Server-Hardware (mindestens)
- Intel Pentium 4 (größer 2 GHz)
- 2 Prozessoren
- 2 GB RAM
- 80 GB freier Festplattenspeicher
- optional ein WORM-Laufwerk für Langzeitarchvierung
Software
- MS Windows 2003 (Server)
- MS SQL-Server 2005 (oder neuer)
- Microsoft.Net Framework 2.0 und J# Framework (wird mitgeliefert)
- Standard-Backup-Software
PC-Arbeitsplatz-Hardware
- Intel Pentium 3 (1 GHz) oder höher
- * mind. 512 MB RAM
- 100 MB freier Festplattenspeicher
Software
- Microsoft Windows XP oder höher(Workstation)
- Microsoft.Net Framework 2.0 und J# Framework (wird mitgeliefert)
Leistungsmerkmale
- Standardprodukt
- Revisionssicheres System, GDPdU konforme Technologie
- Zentrale Verwaltung sämtlicher Personaldaten
- Alle Dokumente sofort und aktuell im digitalen Zugriff
- Aktenbearbeitung im Rahmen von frei definierbaren Workflows
- Suche nach Personalnummer und -name, sowie Volltextsuche
- Vordefinierte und individuelle Aktenstruktur
- Archivierung von Serienbriefen
- Digitale Notizzettel
- Dokumentensicherheit durch digitale Signatur (optional)
- Dokumentenverschlüsselung (optional)
- Sichere Identifikation und Autorisierung der Benutzer sowie Protokollierung der Zugriffe
- Rollenbasierter Zugriff
- Übernahme und Archivierung von Mitarbeiterstammdaten, Gehalts- und Entwicklungsdaten direkt über das führende Lohnprogramm
- Löschung der Personalakte nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht